En Colombia las empresas PYMES son uno de los ejes principales en el desarrollo económico, para “el DANE, las PYMES generan alrededor de 67% del empleo y aportan 28% del Producto Interno Bruto (PIB)” (Dinero, 2016). Razón por la cual, se hace necesario salvaguardar la información generada por este tipo de empresas, con el propósito de garantizar la propiedad intelectual, económica, social y científica.
Es por esto que se requiere fomentar nuevas alternativas para el engrandecimiento del ámbito archivístico, generando conciencia en la importancia de una correcta administración de la información y de las ventajas que establece un Sistema de Gestión Documental para las empresas, no solo por el cumplimiento legal, también por la reducción de riesgos, la optimización de procesos y disminución de costos.
Lo cual se sustenta en el análisis de diferentes investigaciones para las pequeñas empresas o PYMES, que reflejan la falencia de planes estratégicos que les permiten establecer líneas o acciones a futuro, porque generalmente, no encuentran evidencias relacionadas con las anteriores implementaciones, básicamente debido a la no ubicación de la información en documentos y archivos de las mismas, dado que esta área es considerada como no útil, no necesaria por el hábito de no conservar la historia de la misma por la falta de espacio. Aspecto que se soluciona adecuadamente con la generación de lineamientos archivísticos.

La documentación contable en muchos casos no se toma en cuenta para decisiones, esta es utilizada como instrumento legal y fiscal de carácter obligatorio (Beltran, 2006). Los archivos de estas áreas se encuentran generalmente desorganizados y no representan una muestra real para la toma de decisiones con el uso del flujo de caja, estados de resultados, balances y otros instrumentos contables, aspecto que se originan en forma adecuada con la implementación de un programa de gestión de archivos que le permita contar la información financiera actualizada que además le permitan la consecución de otros recursos económicos.
Es por ello, que se hace necesario generar estrategias que permitan la implementación de una manera práctica, ágil, económica y estratégica de la gestión de la información y documentación, como mecanismos para dar cumplimiento con la normatividad establecida