El proceso de digitalización consta de convertir un documento en papel a un documento digital, permitiendo a las empresas tener un mayor control en cuanto a la información que recibe y produce, lo que aporta a una mejor gestión de todos los procesos de las empresas y alcanzar la efectividad en la búsqueda de la información.

Hay que resaltar que cada empresa tiene su propia forma de administrar sus archivos, por lo que antes de llevar a cabo cualquier estrategia, se realiza una revisión detallada del contexto organizacional. Prosiguiendo con los siguientes puntos para ejecutar un procedimiento ordenado y controlado, de la siguiente manera:

  • Evaluar el nivel de producción documental.
  • Revisar la documentación y su importancia en los procesos empresariales.
  • Seleccionar los documentos a digitalizar de forma minuciosa determinando su nivel de cuidado en temas legales y de manejo durante su procedimiento.
  • Clasificar por tipología documental.
  • Extraer documentos de carpetas.
  • Foliar los documentos de acuerdo a su orden.
  • Eliminar ganchos y demás elementos.
  • Eliminar duplicidad de los documentos.
  • Establecer lotes de trabajo.
  • Capturar por escáner el documento en físico, teniendo en cuenta si va a doble cara o a color.
  • Asegurar la calidad de los archivos, resolución y/o tamaño.
  • Almacenar los archivos para su posterior consulta digital.
  • Crear un inventario documental.

De esta manera, la digitalización de documentos se lleva a cabo de forma cuidadosa y eficaz, todo en pro de la calidad y del control de la información por parte del usuario, así como la agilidad de su consulta individual o colectiva, permitiendo una mejora continua en su gestión.

Beneficios:

  • Preservar los documentos de importancia.
  • Evitar las consecuencias que puedan generar el deterioro de los documentos originales.
  • Incentivar el orden y control documental de la empresa.
  • Almacenar grandes volúmenes de documentación en pequeños dispositivos electrónicos.
  • Facilitar la búsqueda, recuperación y consulta de la información, ya que se estima que en promedio el colaborador tarda 12 minutos en procesar un solo documento y nueve minutos en buscar, sacar y volver a archivar el documento.
  • Mejorar el entorno de trabajo y la comunicación entre Áreas de trabajo.
  • Disminución de costos asociados a la administración de papel.
  • Acelerar las operaciones comerciales al hacer que la información sea fácil de encontrar.
  • Compartir información con los clientes de manera segura y oportuna.
  • Contribuir con la preservación del medio ambiente.

Normatividad relacionada:

Ley 594 de 14 de julio de 2000-Ley General de Archivos.

Circular externa No. 005 de 2012-Iniciativa Cero Papel.

Guía para la digitalización de documentos-Presidencia de la República, septiembre de 2019.