PROGRAMA DE CONSULTORIA EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Durante este proceso LEGARCHIVO S.A.S, ejecuta de manera completa todas las fases necesarias para la definición, diseño, estructura, documentación y elaboración del Programa de Gestión Documental, con acompañamiento y soporte de nuestro cliente.
Esta fase incluye las siguientes actividades:
- Diagnóstico general del archivo.
- Creación del comité de archivo, conformación, funciones y documentación.
- Elaboración del manual de correspondencia.
- Elaboración del manual de archivo, políticas documentales y buenas prácticas.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Somos un equipo calificado, tenemos amplia experiencia en la elaboración de Tablas de Retención Documental para PYMES y su aplicación en la organización de los archivos empresariales. Nos dedicamos a conocer como funciona la empresa, identificar las áreas productoras de documentos, aplicar entrevistas a las personas implicadas en los procesos con el fin de conocer los documentos internos, externos y la documentación corporativa.
Beneficios de la aplicación de la TRD en las empresas:
- Facilitan el manejo de la información.
- Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
- Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
- Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
- Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
- Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
- Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

En LEGARCHIVO, Contamos con un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento técnico archivístico para realizar tareas de organización, clasificación, levantamiento de inventarios y archivo de la información en unidades de conservación avaladas técnicamente a fin proteger su bien más preciado, sus documentos.
El objetivo al organizar los archivos de una empresa es mantener criterios de calidad, eficacia en el acceso de la información y preservación de la documentación. Esta tarea permite ordenar los documentos en forma cronológica, teniendo en cuenta las series documentales que pertenecen a cada una de las empresas en forma particular.
Los beneficios de la organización del archivo:
- Disminuye las pérdidas de información.
- Favorece la conservación del documento.
- Mejora la búsqueda de información.
- Reduce el volumen de documentos innecesarios en la gestión.
- Permite cumplir con los requisitos legales, y los procesos de auditoría.
- Seguridad de la información.
Los riesgos que presentan los documentos, al tener una organización deficiente:
- Pérdida documental.
- Pérdida de evidencias o pruebas en caso de un conflicto.
- Demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
- Repetición de tareas ya realizadas.
- Gastos innecesarios en papel – fotocopias – impresoras.
- Falta de coordinación efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.
- Inadecuada gestión de los documentos electrónicos.
- Falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos.
Para esto es necesario aplicar una misma normalización a todos los documentos almacenados en la empresa, siguiendo los principios y procesos archivísticos para la organización del archivo.