Realizamos un diagnóstico que permita identificar cúales son las necesidades y expectativas que tiene el cliente al pensar en una intervención documental; para esto efectuamos un análisis de la actividad empresarial y la situación actual; identificando las clases de documentos que se gestionan, quienes los gestionan y cómo se gestionan.

Finalmente identificamos los riesgos que se están presentando, con el fin de gestionar eficazmente las tareas a desarrollar y desarrollar estrategias en un plan de actuación que permita mejorar las deficiencias encontradas y planificar los cambios.

 

Durante este proceso LEGARCHIVO S.A.S, ejecuta de manera completa todas las fases necesarias para la definición, diseño, estructura, documentación y elaboración del Programa de Gestión Documental, con acompañamiento y soporte de nuestro cliente.

Esta fase incluye las siguientes actividades:

1. Diagnóstico general del archivo.
2. Creación del comité de archivo, conformación, funciones y documentación.
3. Elaboración del manual de correspondencia.
4. Elaboración del manual de archivo, políticas documentales y buenas prácticas.

Las Tablas de Retención Documental son un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos , a las que se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos.

Somos un equipo calificado, tenemos amplia experiencia en la elaboración de Tablas de Retención Documental para PYMES y su aplicación en la organización de los archivos empresariales. Nos dedicamos a conocer como funciona la empresa, identificar las áreas productoras de documentos, aplicar entrevistas a las personas implicadas en los procesos con el fin de conocer los documentos internos, externos y la documentación corporativa.

Beneficios de la aplicación de la TRD en las empresas:

• Facilitan el manejo de la información.
• Contribuyen a la racionalización de la producción documental.
• Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.
• Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.
• Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
• Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo.
• Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

En LEGARCHIVO, Contamos con un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento técnico archivístico para realizar tareas de organización, clasificación, levantamiento de inventarios y archivo de la información en unidades de conservación avaladas técnicamente a fin proteger su bien más preciado, sus documentos.

El objetivo al organizar los archivos de una empresa es mantener criterios de calidad, eficacia en el acceso de la información y preservación de la documentación. Esta tarea permite ordenar los documentos en forma cronológica, teniendo en cuenta las series documentales que pertenecen a cada una de las empresas en forma particular.

 

Los beneficios de la organización del archivo:

1. Disminuye las pérdidas de información.
2. Favorece la conservación del documento.
3. Mejora la búsqueda de información.
4. Reduce el volumen de documentos innecesarios en la gestión.
5. Permite cumplir con los requisitos legales, y los procesos de auditoría.
6. Seguridad de la información.

Los riesgos que presentan los documentos, al tener una organización deficiente:

1. Pérdida documental.
2. Pérdida de evidencias o pruebas en caso de un conflicto.
3. Demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
4. Repetición de tareas ya realizadas.
5. Gastos innecesarios en papel – fotocopias – impresoras.
6. Falta de coordinación efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.
7. Inadecuada gestión de los documentos electrónicos.
8. Falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos.

Para esto es necesario aplicar una misma normalización a todos los documentos almacenados en la empresa, siguiendo los principios y procesos archivísticos para la organización del archivo.