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Gestión Documental

Es un sistema que almacena, administra y controla el flujo de todo tipo de documentos dentro de una compañía.

De esta manera la gestión documental, las imágenes y los archivos digitalizados se organizarán y ubicarán de tal manera que los empleados puedan acceder a estas de manera rápida y sencilla.

En LEGARCHIVOContamos con un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento técnico archivístico para realizar tareas de organización, clasificación, levantamiento de inventarios y archivo de la información en unidades de conservación avaladas técnicamente a fin proteger su bien más preciado, es decir, sus documentos.

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PROGRAMA DE CONSULTORÍA
EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Para este proceso de tu empresa, LEGARCHIVO S.A.S ejecuta de manera completa todas las fases necesarias para la definición, diseño, estructura, documentación y elaboración del Programa de Gestión Documental, con acompañamiento y soporte de nuestro cliente.

Esta fase incluye las siguientes actividades:

 

  1.  Diagnóstico general del archivo.
  2. Creación del comité de archivo, conformación, funciones y documentación.
  3. Elaboración del manual de correspondencia.
  4.  Elaboración del manual de archivo, políticas documentales y buenas prácticas.

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental TRD son un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos.

Beneficios de la aplicación de la TRD en las empresas:

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Facilitan el manejo de la información.

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Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

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Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

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Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

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Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

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Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Los beneficios de la organización
del archivo:

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Disminuye las pérdidas de información.

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Favorece la conservación del documento.

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Mejora la búsqueda de información.

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Reduce el volumen de documentos innecesarios en la gestión.

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Permite cumplir con los requisitos legales, y los procesos de auditoría.

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Seguridad de la información.

Los riesgos que presentan los documentos por tener una organización deficiente:

 

  • Pérdida documental.
  • Pérdida de evidencias o pruebas en caso de un conflicto.
  • Demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
  • Repetición de tareas ya realizadas.

 

 

 

 

  • Gastos innecesarios en papel, fotocopias e impresoras.
  • Falta de coordinación efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.
  • Gestión inadecuada de los documentos electrónicos.
  • Falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos.