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ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO

 Legarchivo ofrecemos soluciones completas para la línea de Gestión Documental, en cumplimiento de la normativa vigente.

 

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Nos especializamos en la implementación de procesos de Gestión Documental y organización de archivos, acogidos a la normatividad vigente y aplicando todos los procesos archivísticos, que permitan garantizar la recuperación oportuna de la información.

En LEGARCHIVO, Contamos con un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento técnico archivístico para realizar tareas de organización, clasificación, levantamiento de inventarios y archivo de la información en unidades de conservación avaladas técnicamente a fin proteger su bien más preciado, sus documentos.

El objetivo al organizar los archivos de una empresa es mantener criterios de calidad, eficacia en el acceso de la información y preservación de la documentación. Esta tarea permite ordenar los documentos en forma cronológica, teniendo en cuenta las series documentales que pertenecen a cada una de las empresas en forma particular.

Organización de archivo.

n

Elaboración de Instrumentos archivísticos.

i

Digitalización de documentos.

Talleres de gestión documental.

Los beneficios de la organización del archivo

  1. Disminuye las pérdidas de información.
  2. Favorece la conservación del documento.
  3. Mejora la búsqueda de información.
  4. Reduce el volumen de documentos innecesarios en la gestión.
  5. Permite cumplir con los requisitos legales, y los procesos de auditoría.
  6. Seguridad de la información.

Los riesgos que presentan los documentos, al tener una organización deficiente

  1. Pérdida documental.
  2. Pérdida de evidencias o pruebas en caso de un conflicto.
  3. Demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
  4. Repetición de tareas ya realizadas.
  5. Gastos innecesarios en papel – fotocopias – impresoras.
  6. Falta de coordinación efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.
  7. Inadecuada gestión de los documentos electrónicos.
  8. Falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos.

Para esto es necesario aplicar una misma normalización a todos los documentos almacenados en la empresa, siguiendo los principios y procesos archivísticos para la organización del archivo.

LEGARCHIVO, PRODUCTOS PARA ARCHIVO

Todos nuestros productos permiten la organización y correcta gestión de los archivos.

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