La digitalización de documentos nace hace varios años cuando las empresas tenían sus documentos físicos en  carpetas, archivadores y  carpetas az. Esto hacía difícil el acceso a la información, pues la búsqueda no era efectiva.

Los documentos físicos deben protegerse.

La digitalización de documentos permite proteger los documentos físicos que diariamente se encuentran en situación de riesgo  pues se pueden perder o deteriorar.

 

¿Qué es la digitalización de documentos?

La Digitalización de documentos es el proceso en el que se pasa de convertir una gran cantidad de documentos de papel a archivos digitales.

Una vez se realiza este proceso, se procede a almacenar la información digital, optimizando tiempos de búsqueda y de almacenamiento.

 

Digitalización de Documentos en las compañías

Las compañías a lo largo de los años, almacenan un gran volumen de información. Esto, genera a diario  largos procesos de búsqueda, desgaste por la manipulación, y posibles riesgos de pérdida de información.

 

Las compañías gastan mucho dinero en archivos propios

En las oficinas es habitual que se derramen líquidos, se quemen o se rasguen los documentos y esto implica costos para la compañía que está perdiendo información o debe reponer el archivo.

 

Beneficios de digitalizar los documentos:

  • Facilita la accesibilidad a los documentos de la compañía.
  • Ahorrar costos en espacio
  • Genera conciencia sobre la responsabilidad social corporativa frente al medio ambiente.
  • Optimiza tiempos de búsqueda de los documentos.
  • Evita el desgaste de los documentos físicos.
  • Mejora los procesos internos de las oficinas
  • Controla la trazabilidad de los documentos al identificar quién ha cogido, modificado o destruido un documento

 

¿Que tan importante es almacenar los documentos en la nube?

Quizás uno de las inquietudes es,  “porque o que tan importante es almacenar los documentos de manera digital”, ante esta inquietud podemos responder, es de suma importancia ya que en caso de alguna catástrofe o riesgo biológico que se pueda presentar, como una pandemia, permitirá  que los documentos de la compañía se encuentre de manera digital, con  acceso a la información y así  continuar de manera normal con su funcionamiento.

 

Fuentes: