322 3992026 – 320 5720828 gerencia@legarchivo.com

reserva-2021

Gestión Documental

Es un sistema que almacena, administra y controla el flujo de todo tipo de documentos dentro de una compañía.

De esta manera la gestión documental, las imágenes y los archivos digitalizados se organizarán y ubicarán de tal manera que los empleados puedan acceder a estas de manera rápida y sencilla. 

En LEGARCHIVOContamos con un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento técnico archivístico para realizar tareas de organización, clasificación, levantamiento de inventarios y archivo de la información en unidades de conservación avaladas técnicamente a fin proteger su bien más preciado, es decir, sus documentos.

Gestión Documental

Es un sistema que almacena, administra y controla el flujo de todo tipo de documentos dentro de una compañía.

De esta manera la gestión documental, las imágenes y los archivos digitalizados se organizarán y ubicarán de tal manera que los empleados puedan acceder a estas de manera rápida y sencilla. 

En LEGARCHIVOContamos con un equipo de trabajo con experiencia y conocimiento técnico archivístico para realizar tareas de organización, clasificación, levantamiento de inventarios y archivo de la información en unidades de conservación avaladas técnicamente a fin proteger su bien más preciado, es decir, sus documentos.

PROGRAMA DE CONSULTORÍA
EN GESTIÓN DOCUMENTAL

Para este proceso de tu empresa, LEGARCHIVO S.A.S ejecuta de manera completa todas las fases necesarias para la definición, diseño, estructura, documentación y elaboración del Programa de Gestión Documental, con acompañamiento y soporte de nuestro cliente.

Esta fase incluye las siguientes actividades:

 

  1. 1- Diagnóstico general del archivo.
  2. 2- Creación del comité de archivo, conformación, funciones y documentación.
  3. 3- Elaboración del manual de correspondencia.
  4. 4- Elaboración del manual de archivo, políticas documentales y buenas prácticas.

TABLAS DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL

Las Tablas de Retención Documental TRD son un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los Documentos.

Beneficios de la aplicación de la TRD en las empresas:

Facilitan el manejo de la información.

Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

Los beneficios de la organización
del archivo:

Disminuye las pérdidas de información.

Favorece la conservación del documento.

Mejora la búsqueda de información.

Reduce el volumen de documentos innecesarios en la gestión.

Permite cumplir con los requisitos legales, y los procesos de auditoría.

Seguridad de la información.

Los riesgos que presentan los documentos por
tener una organización deficiente:

5/5

  • Pérdida documental.
  • Pérdida de evidencias o pruebas en caso de un conflicto.
  • Demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
  • Repetición de tareas ya realizadas.

5/5

  • Gastos innecesarios en papel, fotocopias e impresoras.
  • Falta de coordinación efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.
  • Gestión inadecuada de los documentos electrónicos.
  • Falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos.


Contactar