Instrumentos archivisticos
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Beneficios
Cumplimiento normativo
Fomento de buenas prácticas de gestión documental
Programa de Gestión Documental
Un Programa de Gestión Documental (PGD) es un conjunto de políticas, procedimientos, normas y prácticas diseñadas para administrar de manera eficiente y efectiva los documentos y la información en una organización a lo largo de su ciclo de vida, desde su creación hasta su disposición final.
La implementación exitosa de un Programa de Gestión Documental requiere compromiso por parte de la alta dirección, participación de los empleados y la dedicación de recursos adecuados. Es un proceso gradual que mejora la eficiencia, la productividad y la seguridad en la organización, al tiempo que reduce riesgos y garantiza el acceso a la información relevante cuando sea necesario.
Tablas de Retención Documental
Las tablas de retención documental (TRD) son herramientas esenciales en la gestión de documentos y archivos, ya que desempeñan un papel fundamental en la organización, conservación y disposición adecuada de la información a lo largo de su ciclo de vida.
Importancia de su aplicación
Organización estructurada
Las tablas de retención documental establecen una estructura clara y coherente para la clasificación y categorización de los documentos en una organización. Esto facilita la identificación y la ubicación de los documentos de manera eficiente.
Cumplimiento normativo
Ayudan a evitar problemas legales y sanciones al asegurar que los documentos se mantengan durante el tiempo requerido por la ley.
Eficiencia en la gestión
Al definir plazos claros para la retención y la eliminación de documentos, las tablas de retención evitan la acumulación innecesaria de documentos y promueven una gestión más eficiente de los recursos.
Ahorro de espacio
Al eliminar documentos que ya no son necesarios, las tablas de retención contribuyen a liberar espacio físico en las instalaciones de almacenamiento y reducen los costos asociados con el mantenimiento de archivos abarrotados.
Mejora de la búsqueda y recuperación
Al mantener solo los documentos relevantes y actuales, las tablas de retención facilitan la búsqueda y recuperación de información, ya que los usuarios no se ven inundados con documentos obsoletos.
Gestión de riesgos
La eliminación oportuna de documentos que ya no son necesarios reduce el riesgo de exposición involuntaria de información sensible o confidencial.
Facilita auditorías y revisión
Las tablas de retención documental proporcionan una estructura para mantener registros claros y detallados sobre la retención y la eliminación de documentos, lo que simplifica el proceso de auditoría y revisión.
Conservación de la memoria institucional
Al garantizar que los documentos históricos y valiosos se conserven adecuadamente, las tablas de retención documental contribuyen a preservar la memoria y la historia de la organización.
La implementación de un Programa de Gestión Documental implica varios pasos clave:
Diagnóstico y planificación
Evaluar la situación actual de la gestión documental en la organización. Identificar los problemas y necesidades, así como establecer objetivos claros para la implementación del PGD.
Capacitación y sensibilización
Capacitar a los empleados sobre las políticas, procedimientos y herramientas del PGD. Fomentar la comprensión de la importancia de la gestión documental y cómo contribuye a la eficiencia y la seguridad.
Definición de políticas y normas
Establecer políticas que rijan la creación, el uso, la retención y la disposición de documentos. Definir normas de nomenclatura, clasificación y metadatos para asegurar la consistencia en la organización documental.
Captura y organización
Establecer métodos para la captura y la organización de documentos desde su creación. Esto puede incluir la asignación de metadatos, la clasificación en categorías y la indexación adecuada.
Diseño de procedimientos
Desarrollar procedimientos detallados que describan cómo se llevarán a cabo las actividades relacionadas con la gestión documental, como la captura, el almacenamiento, la búsqueda y la eliminación de documentos.
Almacenamiento y acceso
Definir cómo se almacenarán los documentos de manera segura y accesible. Implementar medidas de seguridad para proteger la información sensible.
Selección de tecnología
Evaluar y seleccionar herramientas tecnológicas, como sistemas de gestión documental (DMS) o soluciones de archivo electrónico, que apoyarán la implementación del PGD y facilitarán la administración de documentos.
Flujos de trabajo y aprobaciones
Establecer flujos de trabajo para la revisión y la aprobación de documentos, garantizando que los procesos sean eficientes y transparentes.
