La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos que se encuentran en formato papel en archivos digitales, Este proceso implica capturar imágenes de los documentos en papel utilizando un escáner, y luego almacenar y organizar esas imágenes como archivos electrónicos en un servidor o en un software de gestión documental. Todos los documentos de texto, que se tienen en las empresas pueden pasarse a formato digital.
La digitalización de documentos ofrece varias ventajas, entre ellas:
- Preservación y protección: La digitalización ayuda a preservar documentos importantes y valiosos, reduciendo el riesgo de daño o pérdida causado por deterioro físico o desastres naturales.
- Búsqueda rápida: Con la digitalización, es posible realizar búsquedas rápidas dentro de los documentos, lo que facilita encontrar información específica y reduce el tiempo empleado en localizar datos.
- Mayor seguridad: Los documentos digitales pueden ser protegidos con contraseñas, encriptación y otras medidas de seguridad para garantizar que solo personas autorizadas puedan acceder a ellos.
- Ahorro de espacio físico: Al convertir documentos en papel a formato digital, se reduce la necesidad de almacenar grandes cantidades de papel, lo que a su vez puede liberar espacio en las oficinas y reducir costos asociados con el almacenamiento.
- Facilita la colaboración: Al estar en formato digital, los documentos pueden ser compartidos fácilmente entre diferentes personas, lo que facilita la colaboración en proyectos y tareas.
- Acceso y almacenamiento más eficiente: Los documentos digitales pueden ser almacenados, copiados y respaldados de manera más fácil y económica en comparación con los documentos físicos. Además, los documentos digitales se pueden acceder desde cualquier lugar con acceso a internet.
Proceso de digitalización por etapas :
- Etapa de alistamiento: Para empezar es importante realizar el inventario de cada uno de los expedientes teniendo presente la serie documental.
Se realiza una depuración de la documentación, retirar los documentos que se van a eliminar; para sustentar este proceso se deja un registro de cada documento y el acta de eliminación.
Asegurarse que todos los expedientes deben estar foliados para empezar la digitalización, eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica. Si los documentos presentan averías como rasgaduras no mayores a 12 centímetros se pueden restaurar, si se presentan daños más graves se hará una fotocopia.
- La etapa de captura de la información: Para la captura digital se debe usar un escáner automático con características de alta precisión, los papeles de colores se escanean es escala de grises y si la información está en colores, como gráficas, se deben escanear a color.
- Identificación de la información: La identificación de imágenes por foliación, expediente documental, subserie documental y serie documental debe hacerla el proveedor.
