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¿CONOCES LOS BENEFICIOS DE TENER UN SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EN TU EMPRESA ?

Hoy es necesario tener una buena gestión en papel para que se herede este modelo en la gestión electrónica.

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Las empresas son iguales porque persiguen objetivos y cumplen una misión pero son diferentes porque tienen una actividad económica que las distingue. Y las distingue no solo por su naturaleza si no por su documentación.
En Legarchivo, estudiamos cada compañía como única en el mercado, analizamos las necesidades de cada área, identificamos la producción documental y verificamos su sistema de archivo, a fin de identificar los puntos de mejora en cada una de sus áreas productoras de documentos.
Nuestro objetivo es proporcionar a nuestros clientes recomendaciones viables para implementar las mejores prácticas archivísticas en el manejo de los documentos

Software especializado en Gestión Documental

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¿Cuáles son las ventajas de implementar  el software  gestión documental en las empresas?

¿Qué es un software de Gestión Documental?

Consulte nuestros servicios

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La digitalización de los documentos hace parte del proceso de transformación documental, especialmente en este momento de emergencia sanitaria generada por el COVID 19; donde surge la necesidad de tener los documentos disponibles desde cualquier lugar donde las personas se encuentren trabajando.

¿Por qué digitalizar los documentos?
1. Permite la organización de los documentos: el archivo físico corre el riesgo de perdida de información o traspapelar documentos en carpetas que no le corresponden. La digitalización y la organización documental minimizan este riesgo.
2. Facilita el acceso a la información: El archivo digitalizado permite consultar los documentos de forma inmediata, las búsquedas de información son mas rápidas optimizando el tiempo y mejorando la productividad
3. Protección de la información: El archivo físico se encuentra en constante riesgo debido a situaciones externas, como humedad, incendio, deterioro y perdida de la información; el soporte digital permite salvaguardar la información.
4. Reduce el volumen físico
5. Reciclaje: antes de realizar una digitalización se realiza un proceso de organización documental donde se depuran gran cantidad de documentos, como copias, documentos de apoyo, correos impresos, etc. que ocupan espacio y que en ocasiones no fue necesaria su impresión; esto permite disminuir la cantidad de documentos a digitalizar y preservamos el medio ambiente disminuyendo la utilización de papel.

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El proceso de destrucción de documentos se refiere a la adecuada disposición final de nuestros archivos, luego de cumplir su vida útil o ciclo vital, tiempo establecido en las Tablas de Retención Documental pertinentes a cada Organización pública o privada, teniendo en cuenta los parámetros exigidos por la Normatividad Legal Vigente….

¿Por que tener una destrucción certificada?

¿Sabe Usted si sus documentos fueron destruidos?

 

Beneficios de tener el archivo organizado:

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Disminuye las pérdidas de información.

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Favorece la conservación del documento.

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Mejora la búsqueda de información.

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Reduce el volumen de documentos innecesarios en la gestión.

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Permite cumplir con los requisitos legales, y los procesos de auditoría.

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Controla la seguridad de la información en los  documentos

Riesgos de tener el archivo organizado:

  • Pérdida documental.
  • Pérdida de evidencias o pruebas en caso de un conflicto.
  • Demora en la tramitación de los asuntos de los clientes.
  • Repetición de tareas ya realizadas.
  • Trabajo remoto ineficaz
  • Deficiente acceso a la información

  • Gastos innecesarios en papel, fotocopias e impresoras.
  • Falta de coordinación efectiva entre las diferentes áreas de trabajo.
  • Gestión inadecuada de los documentos electrónicos.
  • Falta de integración de los documentos en papel y los documentos electrónicos.

Beneficios del software de Gestión Documental

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TomA el control de su información

Facilita la consulta y acceso a la información
Pasa menos tiempo archivando y más tendiendo clientes.
Crea un lugar de trabajo productivo y disminuye el papel.

ACELERA TUS PROCESOS

Disminuye el 40% del tiempo empleado en archivo no esencial.
Disminuye el 20% en el tiempo de consulta de la información.
Facilita localizar, recopilar, almacenar y proteger la documentación

Aumenta la eficiencia operativa

Se estima que una persona se demora 12 minutos en procesar un solo documento y 9 minutos en buscar sacar, y volver a archivar.
Mejora el acceso a la información, la consulta de correos electronicos y comparte información con mayor seguridad

 BENEFICIOS DE REALIZAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

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Permiten identificar los documentos que sirven de apoyo a la gestión administrativa y que por su carácter pueden eliminarse en el archivo de gestión.

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Contribuyen a la racionalización de la producción documental.

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Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados.

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Facilitan el manejo de la información.

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Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente.

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Regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En este proceso, LEGARCHIVO S.A.S ejecuta de manera completa todas las fases necesarias para la definición, diseño, estructura, documentación y elaboración del Programa de Gestión Documental, con acompañamiento y soporte de nuestro cliente.

Esta fase incluye las siguientes actividades:

  1.  Diagnóstico general del archivo.
  2. Creación del comité de archivo, conformación, funciones y documentación.
  3. Elaboración del manual de correspondencia.
  4.  Elaboración del manual de archivo, políticas documentales y buenas prácticas.