La importancia de la consultoría en gestión documental
Para entender el crecimiento y la importancia de la consultoría en gestión documental, debemos comprender la importancia que ha obtenido en estos últimos años la consultoría empresarial. Primero debemos conocer que es o de que se trata: ¿Qué es la consultoría empresarial? La consultoría es un servicio en el cual los propietarios, gerentes y directores de empresas pueden recurrir a una ayuda o asesoría en la solución de los problemas internos o en la implementación de procesos de mejora. Siendo así, el objetivo principal es: Proporcionar sugerencias viables, las cuales puedan ser implementadas en la empresa para aumentar la competitividad y la productividad en cada una de las áreas de la Compañía. La importancia de la consultoría en Colombia Actualmente en Colombia existen 10.397 firmas dedicadas a la consultoría; Estas están sectorizadas como por ejemplo: las de Abogados y Jurídicos con un 48% del mercado, Consultores Generales con un 12% del mercado, Contables, Tributación y Revisión Fiscal en el 10%, y Sistemas de Información y Comunicación en un 10% del mercado. Esto hace, que la consultoría en Colombia sea una parte fundamental para los servicios ofrecidos las diferentes empresas para generar soluciones y mejorar los procesos productivos, al igual que aumentar la competitividad de la compañía. Características de la consultoría empresarial ● La consultoría es un servicio que se caracteriza por la experiencia e imparcialidad del consultor contratado. ● El papel del asesor es garantizar la calidad e integridad de los consejos sugeridos. ● Es un trabajo basado en hechos concretos y en la indagación de posibles soluciones que busquen un beneficio de la compañía que están asesorando. ● La empresa que contrate el servicio de consultoría debe verlo como una inversión y no como un gasto. ● El cambio, es la razón de ser de la consultoría pues buscan una opción de mejora en la compañía. Beneficios de contratar una consultoría en gestión documental: ● Permite determinar las debilidades y fortalezas de la compañía. ● Logra visualizar cambios dentro de la compañía. Esto se refleja en la forma de operar el sistema y establecer criterios para lograr una salud corporativa y financiera. ● Facilita que la compañía se adapte a nuevos mercados, tecnología y posibles cambios que surjan en el camino. ● Permite establecer programas que conlleven a generar soluciones a problemas y mejorar los procesos de la empresa. ● Baja los costos y aumenta la rentabilidad de la inversión de la compañía. ● Permite establecer límites del consultor. ● Abre el canal de comunicación y dialogo con el cliente, sobre cuáles son los procesos, la áreas y las metas que puede manejar ¿Por qué contratar la consultoría en Gestión Documental con LEGARCHIVO? SOMOS UN EQUIPO CALIFICADO Y ESPECIALIZADO EN MANEJO DE LOS DOCUMENTOS. Nuestra amplia experiencia en diferentes sectores de la economía nos da una ventaja para establecer una asesoría integral. Nuestras áreas de consultoría: Asesoría en Gestión Documental: Primero, combinamos nuestra experiencia en Administración y Gestión documental con el fin de realizar el diagnóstico y el Programa de Gestión Documental basado en la actividad económica de cada una de las empresas. Segundo, brindamos formación al equipo de gestión documental de nuestros clientes para la aplicación de los procedimientos de archivo. Tercero, elaboramos y revisamos Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental (TRD-TVD). Cuarto, proponemos soluciones según el estado de cada empresa. Como conclusión podemos decir que la consultoría en gestión documental permitirá estructurar y organizar los documentos de la empresa y tener organizados los insumos que se necesitan. Fuentes: ❖ https://www.sincal.org/articulo25-importancia-de-la-consultoria-empresarial.html ❖ http://www.iconsultores.org/consultoria-empresarial-en-colombia/#:~:text=En%20Colombia%20existen%2010.397%20firmas,10%25%2C%20entre%20otras%20disciplinas.
Gestión Documental
CONSULTORIA EN GESTION DOCUMENTAL: La consultoría en gestión documental se enfoca en ayudar a las empresas a optimizar la gestión de sus documentos y registros, desde su creación hasta su disposición final. Esto implica la implementación de políticas, procesos y tecnologías que permitan una gestión eficiente y efectiva de la información. Nuestros servicios en consultoría son: Beneficios de una consultoría en gestión Documental dependiendo de las necesidades y objetivos específicos de la empresa conocidos durante en el Diagnóstico las empresas : Protección de datos Algunas medidas de protección de datos incluyen: En resumen, la protección de datos es importante para garantizar la privacidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales y sensibles de las personas. Las empresas y organizaciones deben cumplir con las regulaciones y normas legales establecidas para la protección de datos y tomar medidas adecuadas para garantizar la seguridad de los datos. La seguridad de la información se refiere a la protección de la información de una empresa contra posibles amenazas, como el acceso no autorizado, la manipulación, la divulgación o la destrucción de datos, garantiza la privacidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información crítica de la empresa. Algunas medidas de seguridad de la información incluyen:
Organización de archivo
La organización documental se refiere al proceso de ordenar y clasificar los documentos de una empresa, organización o individuo de manera sistemática y coherente para facilitar su acceso y uso eficiente. Esto implica la creación de un sistema de archivo que permita la identificación, almacenamiento y recuperación de documentos de manera rápida y precisa. La organización documental dentro de sus etapas incluye la eliminación de documentos innecesarios o duplicados y la protección de la información confidencial a través de la seguridad de la información La organización documental tiene varios beneficios, entre ellos: Protección de la información:La organización documental también ayuda a proteger la información confidencial de la empresa, evitando la divulgación no autorizada de información importante. Pasos para realizar una buena organización documental: DestrucciónLa destrucción de archivos se refiere al proceso de eliminación segura y permanente de documentos que ya no son necesarios para la empresa. Es importante para mantener la privacidad y la seguridad de la información confidencial y para cumplir con las regulaciones y normas legales establecidas para la gestión de información. Existen diferentes métodos para la destrucción de archivo, entre ellos:
Instrumentos Archivísticos
Los instrumentos archivísticos son herramientas que se utilizan en la gestión y organización de los archivos y documentos de una empresa u organización. Estos instrumentos permiten el acceso y la recuperación de información de manera eficiente y efectiva. Algunos de los instrumentos archivísticos son: Inventario: Es una lista detallada de los documentos y archivos de la empresa u organización. El inventario puede ser físico o digital y es importante para la identificación y localización rápida de los documentos.Cuadro de clasificación: Es una herramienta que permite la clasificación de los documentos por categorías y subcategorías. El cuadro de clasificación es importante para la organización y la recuperación de información.3 Tablas de retención: Son herramientas que establecen los plazos de conservación de los documentos y la disposición final de los mismos. Las tablas de retención son importantes para cumplir con las regulaciones y normas legales establecidas para la gestión de información. Los instrumentos archivísticos son herramientas importantes para la gestión y organización de los archivos y documentos de una empresa u organización. Estos instrumentos permiten el acceso y la recuperación de información de manera eficiente y efectiva. DiagnósticoEl diagnóstico archivístico es un proceso que se utiliza para evaluar el estado de los archivos y documentos de una empresa u organización. Su objetivo es identificar las fortalezas y debilidades de la gestión de archivos y documentos y proponer recomendaciones para mejorar la organización y el acceso a la información. Se deben realizar los siguientes pasos: Identificación de los documentos: Es importante identificar los documentos y archivos de la empresa u organización, incluyendo su ubicación y estado de conservación.Evaluación de la organización: Es necesario evaluar la organización de los documentos y archivos, incluyendo su clasificación, ordenamiento y acceso.Evaluación de la gestión: Es importante evaluar la gestión de los documentos y archivos, incluyendo los procesos de adquisición, conservación, eliminación y acceso.Identificación de fortalezas y debilidades: Es necesario identificar las fortalezas y debilidades de la gestión de archivos y documentos de la empresa u organización.Propuesta de recomendaciones: Es importante proponer recomendaciones para mejorar la organización y el acceso a la información, incluyendo la implementación de políticas y procedimientos claros, la capacitación del personal y la mejora de los sistemas de archivo.Es un proceso importante para evaluar el estado de los archivos y documentos de una empresa u organización. El diagnóstico archivístico incluye la identificación de los documentos, la evaluación de la organización y gestión de los documentos, la identificación de fortalezas y debilidades y la propuesta de recomendaciones para mejorar la organización y el acceso a la información. Realizar un diagnóstico archivístico tiene varios beneficios para una empresa, entre ellos: Identificación de fortalezas y debilidades: El diagnóstico archivístico permite identificar las fortalezas y debilidades de la gestión de archivos y documentos de la empresa u organización. Esto ayuda a la empresa a mejorar su gestión de archivos y documentos y a tomar medidas para corregir las debilidades.Mejora del acceso a la información: El diagnóstico archivístico ayuda a mejorar el acceso a la información, ya que identifica los problemas que dificultan la recuperación de información y permite proponer soluciones para mejorar el acceso a la información.Mejora de la eficiencia: El diagnóstico archivístico ayuda a mejorar la eficiencia de la gestión de archivos y documentos, ya que permite identificar los procesos que pueden ser mejorados y proponer soluciones para hacerlos más eficientes.Cumplimiento de las regulaciones y normas legales: El diagnóstico archivístico ayuda a la empresa a cumplir con las regulaciones y normas legales establecidas para la gestión de información, ya que identifica los problemas que pueden afectar el cumplimiento de estas regulaciones y permite proponer soluciones para cumplir con ellas.Ahorro de tiempo y recursos: El diagnóstico archivístico ayuda a la empresa a ahorrar tiempo y recursos al identificar los procesos que pueden ser mejorados y proponer soluciones para hacerlos más eficientes.PGD (Programa de gestión documental)El programa de gestión documental es un conjunto de políticas, procedimientos y herramientas utilizados por una empresa u organización para gestionar sus documentos y archivos de manera efectiva. El objetivo del programa de gestión documental es garantizar la eficiencia, la transparencia, la integridad y la seguridad de la información de la empresa. El programa de gestión documental incluye las siguientes etapas: Identificación de los documentos: Es importante identificar los documentos y archivos de la empresa u organización, incluyendo su ubicación y estado de conservación.Clasificación de los documentos: Es necesario clasificar los documentos y archivos de la empresa u organización por categorías y subcategorías.Establecimiento de plazos de retención: Es importante establecer los plazos de retención de los documentos y archivos de la empresa u organización, incluyendo la disposición final de los mismos.Establecimiento de políticas y procedimientos: Es necesario establecer políticas y procedimientos claros para la adquisición, conservación, eliminación y acceso a los documentos y archivos de la empresa u organización.Implementación de herramientas tecnológicas: Es importante implementar herramientas tecnológicas, como sistemas de gestión documental, para facilitar la gestión de los documentos y archivos de la empresa u organización.Capacitación del personal: Es necesario capacitar al personal en la gestión documental y en el uso de las herramientas tecnológicas implementadas.TRD (tablas de retención)Las tablas de retención documental son herramientas utilizadas en la gestión documental de una empresa u organización para establecer los plazos de conservación de los documentos y la disposición final de los mismos. Las tablas de retención documental son importantes para garantizar el cumplimiento de las regulaciones y normas legales establecidas para la gestión de información. Las tablas de retención documental incluyen la siguiente información: Categorías de documentos: Las categorías de documentos se refieren a los tipos de documentos que maneja la empresa u organización, como registros contables, contratos, correspondencia, entre otros.Plazos de retención: Los plazos de retención se refieren al tiempo que se debe conservar cada tipo de documento antes de su eliminación o archivo permanente. Los plazos de retención varían según el tipo de documento y la regulación legal correspondiente.Disposición final: La disposición final se refiere a la acción que se debe tomar con los documentos al finalizar el plazo de retención. La
Digitalización
La digitalización de documentos es el proceso de convertir documentos físicos que se encuentran en formato papel en archivos digitales, Este proceso implica capturar imágenes de los documentos en papel utilizando un escáner, y luego almacenar y organizar esas imágenes como archivos electrónicos en un servidor o en un software de gestión documental. Todos los documentos de texto, que se tienen en las empresas pueden pasarse a formato digital. La digitalización de documentos ofrece varias ventajas, entre ellas: Proceso de digitalización por etapas : Se realiza una depuración de la documentación, retirar los documentos que se van a eliminar; para sustentar este proceso se deja un registro de cada documento y el acta de eliminación. Asegurarse que todos los expedientes deben estar foliados para empezar la digitalización, eliminar los materiales que no hacen parte de la documentación, eliminar metales y hacer descontaminación biológica. Si los documentos presentan averías como rasgaduras no mayores a 12 centímetros se pueden restaurar, si se presentan daños más graves se hará una fotocopia.
