Gestión Documental
Digitalización de documentos
Digitalización de documentos: Transforma tu gestión documental
¿Qué es la digitalización de documentos?
Beneficios de digitalizar documentos en tu empresa
Optimización del espacio y reducción de costos
La digitalización elimina la necesidad de almacenar grandes volúmenes de documentos en papel, lo que no solo libera espacio en oficinas y bodegas, sino que también reduce costos asociados a archivadores, impresiones y mantenimiento de archivos físicos. Además, al contar con archivos digitales organizados, se agilizan los procesos administrativos y se minimizan pérdidas de documentos.
Seguridad y respaldo de la información
Los documentos digitales pueden contar con diversas capas de protección, como cifrado de datos, contraseñas y accesos restringidos, lo que reduce el riesgo de acceso no autorizado. Además, con copias de seguridad automatizadas en la nube o servidores seguros, se garantiza la preservación de la información ante desastres naturales, incendios o extravío de documentos físicos.
Acceso rápido y eficiente a los documentos
Gracias a la indexación y almacenamiento en sistemas de gestión documental, los documentos digitalizados pueden localizarse en segundos mediante palabras clave o filtros de búsqueda. Esto agiliza la toma de decisiones, mejora la productividad y evita la pérdida de tiempo en la búsqueda manual de archivos.
Proceso de digitalización de documentos en Legarchivo
1. Evaluación e inventario de documentos
Antes de iniciar la digitalización, es fundamental realizar un diagnóstico del estado y volumen de los documentos. En esta etapa, se identifica la serie documental, se eliminan documentos innecesarios según normativas vigentes y se establece el proceso de foliación para garantizar un orden adecuado.
2. Preparación y organización de archivos
Para obtener una digitalización de calidad, los documentos deben estar en condiciones óptimas. Esto implica la eliminación de grapas, clips, plásticos u otros materiales que puedan interferir con el escaneo. También se realiza una limpieza de los documentos para evitar que el polvo o daños físicos afecten el resultado final.
3. Escaneo y conversión a formato digital
Se emplean escáneres de alta precisión para capturar cada documento en formatos digitales como PDF, TIFF o JPEG. Dependiendo del tipo de documento y su uso, se determina si es necesario digitalizar en color, escala de grises o blanco y negro. Además, se configuran resoluciones adecuadas para garantizar una visualización nítida.
4. Indexación y almacenamiento en software de gestión documental
Una vez digitalizados, los documentos se organizan según criterios personalizados como número de expediente, fecha, nombre del documento o cualquier otra categoría relevante. Esto facilita una búsqueda rápida y eficiente dentro de un software de gestión documental, permitiendo a los usuarios acceder a la información en cuestión de segundos.
Normativas y estándares en la digitalización documental
¿Por qué elegir a Legarchivo entre las empresas de digitalización de documentos en Colombia?
- Experiencia y trayectoria en la gestión documental.
- Tecnología avanzada para una digitalización de alta calidad.
- Cumplimiento de normativas para garantizar seguridad y confidencialidad.
- Soluciones personalizadas según las necesidades de cada empresa.
Preguntas frecuentes sobre la Digitalización de Documentos
¿Es legal la digitalización de documentos en Colombia?
Sí, la digitalización de documentos es un proceso legal en Colombia siempre que se cumplan las normativas de gestión documental y protección de datos. Es importante garantizar la integridad, autenticidad y disponibilidad de los documentos digitalizados.¿Qué tipo de documentos se pueden digitalizar?
Se pueden digitalizar facturas, contratos, expedientes, historiales médicos, archivos administrativos y cualquier otro documento en papel. Dependiendo de su uso, algunos documentos pueden requerir certificaciones adicionales para su validez legal.¿Cómo se garantiza la seguridad de los documentos digitalizados?
Utilizamos tecnologías de cifrado, accesos restringidos y copias de seguridad en servidores seguros o en la nube, garantizando la confidencialidad y protección de la información digitalizada.¿En qué formatos se entregan los documentos digitalizados?
Los documentos digitalizados pueden entregarse en formatos como PDF, TIFF, JPEG o PNG, según las necesidades del cliente. Además, ofrecemos opciones de indexación y organización en software de gestión documental.¿Cuánto tiempo toma digitalizar un archivo completo?
El tiempo varía según la cantidad de documentos y el nivel de procesamiento requerido. Podemos ofrecer estimaciones basadas en el volumen de archivos y las necesidades específicas de cada empresa.¿Necesito instalar un software especial para acceder a mis documentos digitalizados?
No necesariamente. Los documentos pueden almacenarse en servidores, discos duros o en la nube, accesibles a través de cualquier dispositivo con conexión a internet. También ofrecemos integración con sistemas de gestión documental personalizados.
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